El Responsable de un proyecto debe identificar las ventajas, las motivaciones y los inconvenientes para que una persona participe en un proyecto. La misión del Responsable de un proyecto es actuar sobre las palancas de acción que obren a favor de la adhesión del participante al equipo de Proyecto
1.- Comprender la motivación según diferentes teorías
Un trabajador feliz, satisfecho de su trabajo, puede ser un trabajador eficaz y motivado. Sin embargo, una situación de felicidad o de satisfacción engendra la estabilidad y el deseo de compartir esta situación, pero no siempre propicia el deseo de cambio.
La satisfacción y la motivación tratan de dos hechos psicológicos bien distintos: el primero de ellos, la satisfacción, trata de conservar el “statu quo”; el segundo, la motivación es una tensión, un aporte que impulsa a la acción para alcanzar un objetivo.
Veamos a continuación algunas teorías que sustentan y desarrollan estos principios y su posible aplicación a la gestión de proyectos
La lógica de la pirámide de las necesidades de Maslow es la siguiente: es ilusorio que una persona se implique en su trabajo si sus necesidades fisiológicas y de seguridad no están satisfechas.
Es conveniente traducir los diferentes niveles de necesidad de Maslow en términos de necesidades profesionales dentro de un proyecto. Podemos afirmar que, dentro de un proyecto, el Responsable de proyecto debe de tener muy en cuenta aquellos factores motivadores sobre los que puede y debe intervenir: sociales, independencia, auto-realización y potenciarlos con sus colaboradores:
- Estimulando el reto que suponen los objetivos: motivación por el logro
- Dotando de autonomía a sus colaboradores
- Fomentando la participación en los diferentes momentos de la vida del proyecto
- Apelando a la importancia del proyecto y a la posibilidad de enriquecerse profesionalmente por el hecho de participar en él
- Reconociendo los esfuerzos y el trabajo de los colaboradores.
Para conseguir que un hombre desarrolle todo su potencial, hay que motivarle. El hombre nace motivado, precisa Herzberg (Frederick Irving Herzberg. ”One More Time, How Do You Motivate Employees?”), y para que utilice sus motivaciones hay que ofrecerle tareas en las que tenga posibilidad de realizarse y mostrar toda su competencia.
La satisfacción de una necesidad no se corresponde con una motivación. La satisfacción es un indicador de la motivación y no una causa de la motivación.
Sólo los factores de motivación son eficaces para mejorar el rendimiento, para provocar la actividad del individuo. Hay cinco factores que parecen especialmente motivadores:
- Posibilidad de realizar en el propio puesto de trabajo una obra útil e interesante y que al mismo tiempo lleve el sello personal del individuo que la realiza.
- Reconocimiento por los demás de esta realización y de los resultados obtenidos.
- Interés del trabajo mismo con medio de desarrollar las competencias personales del que lo realiza.
- Incremento de las responsabilidades y la mejora de los rendimientos.
- Posibilidades de promoción como consecuencia de los resultados obtenidos.
Trabajar en modo proyecto: ¡fuente de motivación personal!
2.- Beneficios, ventajas para un participante en un proyecto
De acuerdo a los modelos de motivación anteriores, presentamos un posible listado de argumentos para “vender” a los posibles participantes su implicación en el proyecto.
- “Trabajar en este proyecto te permitirá:”
- Aumentar tu experiencia y empleabilidad
- Conocer mejor tu Empresa
- Desarrollar tu red de relaciones y alianzas
- Salir de lo cotidiano, de la rutina
- Trabajar en equipo para crear cosas juntos
- Aplicar tu experiencia
- Confrontar tu experiencia, tus certezas con otras formas de ver las cosas, enriquecerte profesionalmente
- Replantearte los métodos, buscar nuevas soluciones
- Desarrollar tu notoriedad dentro de la Compañía y la Sociedad
Contrapartidas para obtener la implicación de los participantes
- Dar misiones importantes, que condicionan el éxito del proyecto.
- Confiar misiones ofreciendo una gran autonomía en cuanto a la forma de hacer y las decisiones a tomar.
- Dar confianza.
- Dar a conocer y valorar el proyecto en la empresa, así como las realizaciones de los participantes.
- Enviar comunicados de agradecimiento a sus Responsables.
- Hacer que se tomen en cuenta los éxitos del participante en el proyecto en su apreciación anual.
- Poner en contacto a los participantes con personas importantes que les permitan desarrollar sus redes relacionales.
- Dar a los participantes información sobre el proyecto, su desarrollo y sus resultados.
- Implicar en las decisiones, hacerlas participar en la planificación, resolver problemas en común.
- Estar disponible.
- Darles la posibilidad de adquirir nuevas competencias.
- Ayudar a los participantes a conseguir éxito en sus misiones.
- Celebrar los éxitos del equipo para que todos aumenten su implicación.
- Compartir con los demás los éxitos del proyecto: decir “nosotros” más que “yo”.
Para reforzar la apropiación del proyecto por los participantes:
- Exponer completamente y ampliamente los objetivos del proyecto.
- Respetar los objetivos, dejar tiempo para reflexionar, formular preguntas con el fin de favorecer la apropiación.
- “Luchar “por el recurso, solicitarle personalmente su colaboración
- Evitar cortar demasiado rápidamente los debates: las discusiones permiten construir una mejor comprensión.
- Explicitar las oportunidades (ayudar a percibir el proyecto por encima de sus meras características técnicas): éstas son las que verdaderamente movilizan.
- Hacer venir al “cliente” para presentar sus oportunidades y sus necesidades.
- Favorecer las interacciones entre los participantes del equipo y el “cliente”.
- Dar protagonismo a los actores desde el inicio del proyecto.