Sistema integral de gestión de la formación. Proyecto GestFormWeb.

Como utilizar las tecnologías web para gestionar, y pasar de mover papeles a aportar más valor.

D. José A. Latorre como Jefe de Formación y Calidad del Departamento de Formación de la Diputación Provincial de Alicante, ha liderado este proyecto que puede ser una magnifíco ejemplo para otros organismos públicos pero también y de manera clara para cualquier empresa con “usuarios” o “clientes internos o externos” en cierto número y distribuidos. Recogieron el premio con él y desde aquí queremos destacar su protagonismo en el proyecto  Pedro Enrique Sáiz Pertusa, Jefe de Negociado Formación Informática y José Antonio García Iváñez, Técnico de Teletramitación.

La Misión del Departamento de Formación de esta Diputación es la Formación y reciclaje permanente de los empleados públicos que prestan sus servicios en la Administración Local de la provincia. La población potencial a la que nos dirigimos es de alrededor de 22.000 trabajadores públicos, distribuidos en unas 200 Organizaciones (Ayuntamientos, Mancomunidades y otras entidades locales de la provincia de Alicante, así como departamentos y organismos autónomos de la Diputación).

GestFormWeb es un sistema integral de gestión de la formación que utiliza las tecnologías de la información y comunicación existentes actualmente. En su parte más visible, se fundamenta en una aplicación basada en tecnología web, dirigida a las personas de contacto (prescriptores de formación) de las 168 Entidades Locales de la Provincia de Alicante adheridas al Plan Agrupado de Formación Continua promovido por la Diputación Provincial de Alicante.

Podría ser una empresa, una corporación de hecho, con 168 unidades o centros de trabajo.

La aplicación permite la gestión de los trámites con el Departamento de Formación derivados de la ejecución de los planes formativos, así como el acceso rápido y cómodo a la información que dicho departamento dispone en su base de datos relativa a la formación recibida por los empleados de estas Entidades adheridas, todo ello a través de Internet.

No se trata sólo de una aplicación informática sino que el proyecto implica cambios de procedimientos que afectan tanto al desarrollo de las tareas internas del Departamento como a los trámites y gestión que los clientes han de realizar.

Los objetivos del proyecto eran:

• En cuanto a las Entidades Locales:
• Disponer de toda la información relativa a las acciones formativas programadas en soporte telemático (convocatorias abiertas, descarga de programas, calendarios, cursos previstos a celebrar, etc.)
• Agilizar los trámites para la presentación de las solicitudes.
• Acceder a la información de temas formativos de su personal.
• “Eliminar papel”.
• En cuanto al Departamento de Formación:
• Suministrar la mayor información posible a la Entidades Locales relativa a las acciones formativas programadas y otras cuestiones de interés.
• Agilizar la colocación de esta información en Internet creando procesos que permitan “subirla” en el mismo momento en que se genere.
• Disminuir los tiempos en el tratamiento de las solicitudes y, por consiguiente, en la puesta en marcha de los cursos.
• Disminuir el número de consultas y el tiempo de trabajo invertido en preparar y enviar esta información “vía papel”.

RESULTADOS

Como nos explican sus responsables los resultados han sido notables:

• Hemos conseguido redistribuir los cursos programados a lo largo de todo el año triplicando el número de ediciones de cursos celebradas en el primer trimestre (21 ediciones en 2005 a 72 ediciones en el 2009).
• Los errores ocasionados por transferir los datos de las solicitudes en papel a la aplicación de gestión del departamento se ha reducido a cero en las solicitudes tramitadas por GestFormWeb, lo que incide en un gran ahorro de tiempo que es invertido en otras tareas.
• Se cumplen los plazos de presentación de las solicitudes. El 77% de las solicitudes recibidas durante el año 2005 estaban fuera de plazo, en el 2009 sólo el 2,33%.
• Se ha eliminado los cuellos de botella ocasionados tanto por la recepción de las solicitudes vía fax, como en el registro de entrada, como en la introducción de solicitudes.
• Disminución del número de solicitudes a tramitar en papel. En el 2005 eran más de 10.500 la solicitudes recibidas de las entidades locales en papel, en el 2009 se recibieron 19.527 solicitudes de las cuales ninguna ha sido en papel.
• Se estima que se han ganado dos meses de trabajo de un auxiliar. Es decir, si un único auxiliar tuviera que haber procesado las 19.527 solicitudes, habría tardado 88 días tardado 88 días trabajando las 7 horas sin descanso.
• Las Entidades Locales disponen en tiempo real de cualquier información referida a la formación que sus trabajadores han realizado con el Departamento de Formación. Esto incluye, cursos realizados, horas faltadas por cada curso, si fue apto o no, fechas de realización de los cursos, calendarios de los mismos, etc. Esto supone un importante ahorro de tiempo y recursos, pues esa información la solicitaban telefónicamente y por escrito, había que preparar certificados, etc.
• Este nuevo sistema de tramitación permite a las Entidades Locales ahorrar tiempo en cuanto a la distribución de la información.
• Ahorro de papel que con este nuevo sistema ronda los 20.000 folios y el ahorro de espacio para su archivo; hemos pasado de 24 archivadores en el 2005 a tan solo 8 en el 2009, un 75% menos. También debemos tener en cuenta la cantidad de llamadas y tiempos ahorrados en la solución de los errores en las solicitudes que aunque de difícil cuantificación tienen su incidencia en el trabajo diario.
• Por último y cumpliendo con uno de los objetivos más importante, se ha conseguido reducir a la mitad el tiempo (25 días de ahorro) desde que se confecciona un programa hasta el día de comienzo del curso. Lo que no sólo nos ha permitido combatir la desconcentración sino que nos permite mucha más versatilidad a la hora de programar las ediciones de los cursos.

LECCIONES APRENDIDAS

Como nos dicen: “Tal vez el mayor obstáculo que nos hemos encontrado fue a partir de 2007 con la generalización del uso de la aplicación por parte de las 160 entidades adheridas donde había que cambiar por un lado el hábito de los procedimientos utilizados hasta la fecha y por otro hacer frente al temor de la “no utilización del papel”. También hay que comentar la adaptación del personal interno que en este caso se solventó realizando charlas y sesiones prácticas sobre  la aplicación”.

De su  experiencia, podemos resaltar básicamente las siguientes lecciones que han  aprendido:

• La e-Administración no es ciencia ficción; es posible y realizable.
• El cambio es sobre todo cultural. A la vez que se innova tecnológicamente, se debe trabajar en el cambio de cultura de las personas, el cual solo es posible desde la participación e implicación de todos los involucrados: gestores, usuarios, clientes, etc.
• En la necesaria búsqueda de la eficiencia han encontrado soluciones que suponen ahorro de recursos: tiempo, papel, etc. Se puede trabajar mejor con menores costes.

La implantación de GestFormWeb ha supuesto un cambio significativo en los procedimientos para la gestión de la formación tanto interna del departamento como la que realizan las distintas entidades locales adheridas de todos. Como bien dice José Antonio Latorre, “la propia misión del Departamento de Formación, como proveedores de formación a los empleados públicos de la provincia, nos obliga a estar mejorando e innovando continuamente nuestros procesos y estrategias para facilitar y acercar la formación. No olvidemos que somos proveedores y como tales nos debemos a nuestros clientes; satisfacer sus necesidades y expectativas deben ser nuestras metas. Por ello, consideramos que con GestFormWeb cubrimos dos propósitos fundamentales: Primero, agilizar y facilitar el acceso a la formación y segundo, mejorar y ampliar nuestros servicios.” Y es evidente que lo están consiguiendo. Enhorabuena y gracias!!!